ให้ Asana ช่วยจัดการงานของคุณ

วิธีใช้งาน ASANA
Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest

คุณกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดการงานอยู่รึเปล่า? งานในแต่ละวันที่ไม่รู้ว่าจะทำเสร็จเมื่อไหร่ ไหนจะงานยิบงานย่อย งานราษฎร์งานหลวง งานที่ต้องรอคนนั้นส่งข้อมูล รอคนนี้อนุมัติ ยังจะต้องรายงานผลลัพธ์ให้คนในทีมทราบร่วมกัน เราขอแนะนำโปรแกรมนี้เลยค่ะ

Asana ถูกพัฒนาขึ้นโดยDustin Moskovitz ผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook และ Justin Rosenstein อดีตวิศวกรด้านการปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานใน Faceook ในปี 2008 ทั้งสองคนได้ลาออกจาก Facebook และนั่นคือจุดเริ่มต้นของ Asana ซึ่งตอนนี้รองรับทั้งระบบ ios และ Andriod ให้คุณได้เลือกใช้งานในสมาร์ทโฟนของคุณได้เลย

Features ต่างๆของ Asana ที่จะมาช่วยจัดการงานของคุณมีมากมาย ไม่ซับซ้อน ใช้งานง่าย เราลองมาดูตัวที่น่าสนใจกันคร่าวๆดีกว่า

  • Tasks หรือ งาน – เริ่มแรกเราจะต้องสร้างงานขึ้นมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นงานของตัวเอง หรืองานที่มอบหมายให้กับลูกทีม
  • Projects หรือ โครงการ – สร้างโครงการสำหรับบริษัท การประชุมร่วมกับลูกค้า
  • Section หรือ หมวดหมู่ – จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกันเอาไว้ด้วยกัน รวดเร็วต่อการค้นหาและเป็นระเบียบเรียบร้อยต่องานของคุณ
  • Project Templates หรือแบบร่างโครงการ – Asana มีแบบร่างพื้นฐานอยู่แล้ว เพื่อให้คุณเพิ่มโครงการใหม่ได้อย่างง่ายดาย
  • Subtasks หรือ งานย่อย – จะแบ่งงานออกจากงานหลัก ใช้แบ่งเป็นงานย่อยหรือแบ่งให้กับลูกทีมหลายๆคน
  • Convert task to project – เมื่อมีแบ่งแล้วก็มีรวม ฟีทเจอร์นี้จะใช้เมื่องานเถูกปลี่ยนเป็นโครงการ คุณก็สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว
  • Start and due dates หรือ เวลาเริ่มงานและกำหนดส่งงาน – กำหนดวันเริ่มงานและสิ้นสุด เพื่อให้คุณจัดการงานได้ทันเวลา
  • Attachments หรือ สิ่งที่แนบมาด้วย – แนบไฟล์จาก Dropbox หรือ Google Drive จากคอมพิวเตอร์ของคุณไว้ในงานหรือการสนทนา โดยไม่ต้อง
  • Likes – สำหรับงานที่คุณถูกใจ ก็กดโหวต กดไลค์ได้เลย
  • Task Conversations หรือ การสนทนางาน – แสดงความคิดเห็นต่องานได้โดยตรง
  • Project conversations หรือ การอภิปรายโครงการ – เพื่อทราบความคืบหน้า ปัญหาและการแก้ปัญหาในโครงการ
  • Team pages – คุณสามารถดูการสนทนาและโครงการทั้งหมดของทีมได้ในหน้าเดียว
  • My tasks – จัดการงานของคุณด้วยการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
  • Inbox หรือ ถาดเข้า – เมื่อมีการอัปเดตงานที่เกี่ยวข้อง คุณจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ
  • Search – ค้นหางานของคุณได้จากคีย์เวิร์ด
  • Dashboards หรือ แผงควบคุม – เช็คความคืบหน้าของโครงการทั้งหมดที่คุณกำลังสนใจในมุมมองที่หลากหลาย
  • Calendars หรือ ปฏิทิน – ดูภาพรวมของงานผ่านปฏิทิน แสดงงานและกำหนดส่ง สามารถกดดูงานย่อยได้ด้วย
  • Files view – ค้นหาไฟล์และรูปภาพที่แนบในโครงการได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงดูไฟล์และรูปภาพที่แนบมา
  • Task assignees หรือ ผู้รับมอบหมายงาน – กำหนดผู้รับผิดชอบงานนั้นๆได้ชัดเจน
  • Followers หรือ ผู้ติดตาม – ติดตามงานและโครงการต่างๆ หรือยกเลิกการติดตามงานที่เสร็จไปแล้ว
  • Guests หรือ แขก – ทำงานร่วมกับผู้จัดจำหน่าย ผู้ผลิต ผู้รับเหมา หรือคนนอกองค์กร เพื่อการแก้ปัญหาที่ตรงจุดและครอบคลุม
  • Private projects – เป็นโครงการที่ยังไม่เปิดเผย จำกัดการเข้าถึง อาจเป็นงานที่มีความละเอียดอ่อนสูง
  • Admin controls – ผู้ดูแลสามารถควบคุมการทำงานโดยติดตั้งการใช้ SSO หรือ SAML ได้ ส่งออกข้อมูล รวมทั้งการลบสมาชิก
  • Task dependencies หรือ การอ้างอิงงาน – เป็นการทำเครื่องหมายว่ากำลังรองานอยู่ และจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเริ่มงานต่อได้
  • Custom fields หรือ พื้นที่และตำแหน่ง – กำหนดให้โพสมีลักษณะเดียวกัน ตามหมวดหมู่ต่างๆ ก็สามารถเพิ่มได้เลย
  • Find the info you need – หาข้อมูลโดยใช้การค้นหาขั้นสูง รวมทั้งสร้างและบันทึกมุมมองที่กำหนดเองในโครงการ, ผู้รับมอบหมายงาน, วันครบกำหนดและอื่น ๆ
  • Priority support – สนับสนุน ช่วยแหลือ ในงานของคุณ
  • Unlimited dashboards – แผงควบคุมที่ไม่จำกัด เพิ่มโครงการเท่าไหร่ก็ได้ ทั้งยังสร้างแผงควบคุมได้ใน Google Sheets
  • Comment-only projects – แบ่งปันข้อมูลกับลูกทีมโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการแก้ไขไม่พึงประสงค์ เพราะฟีทเจอร์นี้ล็อกโครงการไว้แล้ว
  • Customer success หรือ ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้า – จะช่วยให้คุณใช้ Asana ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

**หมายเหตุ: ฟีทเจอร์บางตัวใช้ได้เฉพาะบัญชี Upgrade เท่านั้นนะคะ

 

การใช้ Asana บริหารงาน

เมื่อคุณลงทะเบียนใน Asana.com เรียบร้อยแล้ว เราก็มาเริ่มใช้เจ้า Asana กันเลยค่ะ

อย่างแรกเลยนะคะ คือ การสร้างงานหรือ Task ก่อนค่ะ โดยการคลิกปุ่ม + สีส้มที่แถบด้านบน ใส่ชื่อของงาน รายละเอียดและรูปภาพ วันเริ่มต้นงานและกำหนดส่งงาน กำหนดผู้รับมอบหมายงานหรือรับผิดชอบงาน เพิ่มงานย่อยโดยใช้ Subtask คุณสามารถสร้างรายการงานที่ต้องทำในวันนี้, เดือนนี้, ปีนี้ หรือภายหลังหรือเพื่อเก็บข้อมูลก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถทำงานให้กับคนอื่น ๆ ในทีมของคุณ ใส่เครื่องหมายรูปดาวเพื่อบอกว่าเป็นงานสำคัญ คุณยังสามารถดูเฉพาะงานที่เลือก ให้จัดเรียงข้อมูลตามโครงการหรือวันครบกำหนดหรืองานที่ชื่นชอบได้อีกด้วย

Add Tasks

เมื่องานแต่ละงานจะมีลูกค้ามารีวิว รีวิวเสร็จลูกค้าจะคลิก complete แล้วบอกว่าต้องการแก้อะไรเพิ่มเติม ระบบจะแจ้งเตือนมาที่คุณว่ามีงานใหม่ พอทำเสร็จก็จะเพิ่มเป็นรีวิวตัวใหม่และเตือนให้ลูกค้ามาดูอีกครั้ง จะทำวนแบบนี้เรื่อยๆจนเสร็จไปเป็นหน้าๆ

**การบริหารงานที่ดี จะช่วยประหยัดเวลา ลดการทำงานซ้ำซ้อนกับผู้อื่นเพราะมีการมอบหมายและแบ่งงานอย่างชัดเจน ทำให้การทำงานร่วมกับผู้อื่นเป็นไปอย่างราบรื่น

ต่อมาคือ การสร้างงานหรือ Project โดยการคลิกปุ่ม + สีส้มที่แถบด้านบนเหมือนการสร้างงานแล้วเลือก Project สามารถเลือกประเภทระหว่างแสดงเป็นบอร์ดหรือลิสต์รายการ จากนั้นเพิ่มคำอธิบาย เมื่อสร้างเสร็จ สามารถเพิ่มงานในลิสต์รายการโดยการกดEnter หรือกด + บนกระดานค่ะ นอกจากนี้ยังมีการย้ายงานลงในโครงการใหม่ ทำได้โดย ลากแล้ววางหรือ เพิ่มโครงการลงไปในงาน การกำหนดวันส่งงานและสมาชิกโครงการก็ทำได้เช่นเดียวกับงานค่ะ

Create or join a project

ส่วนการเข้าร่วมโครงการ ทำได้โดยโดยดูที่แถบด้านข้าง มองหาชื่อทีมแล้วคลิกเมนูเลื่อนลงทางซ้ายเพื่อดูโครงการทั้งหมด จากนั้นสำรวจงานและขอให้เพื่อนร่วมทีมแนะนำเกี่ยวกับโครงการ ถ้าคุณสนใจและอยากเข้าร่วมโครงการนั้นทำได้โดยคลิกปุ่ม + มุมขวาบนโครงการ จากหน้ารวมโครงการจะแสดงงานทั้งหมดแบ่งตามหมวดหมู่ต่างๆ ในการทำงานจริงเราจะมีหน้า My Task ที่จะแสดงเฉพาะงานที่เราได้รับมอบหมายเท่านั้น เรายังแอบส่องงานของเพื่อนร่วมทีมได้อีกว่าเขาทำอะไรกันอยู่บ้าง

**โครงการช่วยให้คุณมีเป้าหมายเฉพาะเจาะจง จัดระเบียบภาพรวมของงานทั้งหมดได้ง่ายขึ้นจากบอร์ด เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือวาระการประชุมต่างๆ

เทคนิคที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันและติดตามผลงานของทีมง่ายขึ้น เช่น

  1. มอบหมายงานร่วมกัน – การมอบหมายงานให้กับตัวเองและเพื่อนร่วมทีม ให้รายละเอียดและข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์
  2. เพิ่มผู้ติดตาม – ตั้งให้ผู้ที่มีส่วนร่วมในงานเป็นผู้ติดตามงานเพื่อให้พวกเขาได้เห็นการทำงานใน Task, การสนทนา, รับและแจ้งความคืบหน้าเกี่ยวกับงาน (เพิ่มหรือลบผู้ติดตาม ได้ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างด้านขวา)
  3. แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน – โดยการถามตอบกันในทีม, ให้ข้อมูลเพิ่มเติมและข้อมูลเชิงลึก, แสดงความคิดเห็นเพื่อให้เห็นความคืบหน้าเกี่ยวกับงานนั้น
  4. @ mention – พิมพ์ @ ในความคิดเห็นเพื่อพูดถึงเพื่อนร่วมทีมและสร้างการเชื่อมโยงโดยตรงกับการสนทนาเกี่ยวกับงานหรือโครงการต่างๆ
  5. ตรวจสอบถาดเข้าของฉัน – ถาดเข้าเป็นศูนย์แจ้งเตือนของคุณ ในขณะที่คุณและเพื่อนร่วมทีมมีการความคืบหน้าหรือทำงานเสร็จสมบูรณ์ จะมีการแจ้งเตือนปรากฏในถาดเข้าสำหรับงานที่คุณกำลังติดตาม สังเกตว่าจุดสีส้มปรากฏหมายความว่าคุณมีการแจ้งเตือนใหม่

Asana ช่วยบริหารโครงการของคุณได้อย่างไรบ้าง

  1. เพิ่มงานที่ต้องทำในหลายโครงการ (Multiple Projects) เฉพาะงานที่เราได้รับมอบหมายเท่านั้น เรายังแอบส่องงานของเพื่อนร่วมทีมได้อีกว่าเขาทำอะไรกันอยู่บ้าง

**โครงการช่วยให้คุณมีเป้าหมายเฉพาะเจาะจง จัดระเบียบภาพรวมของงานทั้งหมดได้ง่ายขึ้นจากบอร์ด เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

1. เพิ่มงานลงในหลายโครงการ (Multiple projects)

งานที่คุณหรือทีมของคุณทำอยู่มักเชื่อมโยงกันกับโครงการและเป้าหมายอีกหลายโครงการที่เกิดขึ้นทั่วทั้งบริษัท Asana สามารถเพิ่มงานลงในหลายโครงการเพื่อให้ทุกคนเห็นว่างานมีความคืบหน้ามากน้อยแค่ไหนแล้ว เมื่อเทียบกับโครงการเฉพาะของพวกเขา ผู้ติดตามงานทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติทันทีเมื่อมีการเพิ่มความคิดเห็น ไฟล์ หรือรูปภาพ หมดกังวลเรื่องการส่งอีเมลแยกแล้วส่งไม่ครบ และการรายงานความคืบหน้าฝ่ายย่อยอีกหลายฝ่ายเพื่อให้ทราบถึงโครงการใหญ่ได้เลย

สำหรับโครงการใหญ่ๆ เช่น เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ อีเว้นท์ครบรอบอายุของบริษัท ปาร์ตี้ขอบคุณลูกค้า ถ้าใช้ Asana Multi Projects จะช่วย…….

– ทุกคนก็สามารถเห็นงานที่มีการโพสต์ไว้ แม้ไม่ได้อยู่ทีมเดียวกัน เพื่อไม่ให้ทำงานซ้ำซ้อนกัน เพราะมีการกำหนดหน้าที่ของแต่ละคนอย่างชัดเจน

– จัดทำคู่มือการทำงานไว้ในโครงการนั้นๆ รวมทั้งเอกสารการตลาดและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้สมาชิกในองค์กรของคุณมีเป้าหมายไปในแนวทางเดียวกัน

– เมื่อคุณวางแผนจัดกิจกรรมหรืองานอีเว้นท์ เราแนะนำให้คุณเพิ่มงบประมาณของคุณด้วย เพื่อให้ทีมรับทราบข้อมูลเดียวกันและมีการทำงานที่เชื่อมต่อถึงกัน

2. เพิ่มการอ้างอิงงาน (Task dependencies)

ไม่ต้องตรวจสอบความคืบหน้าของงานบ่อยๆ เมื่อคุณทำเครื่องหมายว่ากำลังรองานใน Asana หากสมาชิกในทีมที่คุณรองานอยู่ทำงานเสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งเตือนทันทีว่าคุณสามารถเริ่มต้นทำงานต่อได้ การอ้างอิงงานยังช่วยให้ผู้จัดการเห็นงานที่ถูกบล็อกและต้องการความสนใจ (ตัวเลือกนี้สามารถใช้กับบัญชีประเภทพรีเมี่ยมเท่านั้น) กรณีที่คุณมีโครงการเขียน Blog ตัวเลือกนี้เป็นตัวเลือกแนะนำอันดับแรกๆเลยค่ะ

ถ้าใช้ Task dependencies จะช่วย……

– บอกสมาชิกในทีมของคุณทราบว่างานของเขามีผลกับทีมอื่น ๆ อย่างไร ทุกคนจะรู้ว่าควรเริ่มต้นใช้งานเมื่อใดเพื่อให้งานทันตามกำหนดส่ง เมื่อเราเพิ่มการอ้างอิงไปยังงานต่างๆ และตั้งค่าในโครงการ

– ในปฏิทินบรรณาธิการ (editorial calendar) ให้เพิ่มการอ้างอิง “ตรวจทานบล็อก” ในงานเพื่อให้ทราบว่าเมื่อ “ร่างบล็อก” เสร็จสมบูรณ์แล้ว โพสต์ก็พร้อมที่จะตรวจทานและแก้ไข

วิธีเพิ่มการอ้างอิงงานใน editorial calendar ทำได้โดยคลิกที่สัญลักษณ์จุดสามจุดที่มุมขวาด้านบนของหน้าต่างจะปรากฏเมนู Drop down จากนั้นเลือก Mark as Dependent on ซึ่งจะมีแถบแบนเนอร์ปรากฏตรงด้านหลังของงานในหน้าต่างด้านขวาแสดงว่ากำลังรองานอื่น

การอ้างอิงหลายรายการ งานเดียวกันอาจขึ้นอยู่กับหลายงานและหลายงานอาจขึ้นอยู่กับงานเพียงชิ้นเดียว ในกรณีนี้ หากงานเดียวขึ้นอยู่กับงานหลายงาน รายการงานก่อนหน้าจะปรากฏที่หน้าต่างด้านขวาของงานที่กำหนดขึ้น เมื่อต้องการลบการอ้างอิงงานให้วางเมาส์เหนือแบนเนอร์นั้นและคลิกที่สัญลักษณ์ X

การแจ้งเตือน ผู้รับมอบหมายงานที่มีการอ้างอิงจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับการดำเนินการดังต่อไปนี้:

– งานก่อนหน้านี้มีการทำเครื่องหมายว่าสมบูรณ์แล้ว

– งานก่อนหน้านี้มีการเปลี่ยนวันครบกำหนดหรือนำงานออก

– ถ้างานนั้นขึ้นอยู่กับหลายงาน คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเพียงครั้งเดียวเมื่องานก่อนหน้านั้นทั้งหมดเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว

3. มอบหมายสำเนาของงาน (Copies of tasks)

การกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับมอบหมายงานไหนบ้าง เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเดินหน้าต่อไปได้ เพื่อให้ทุกคนทราบหน้าที่ของตัวเอง แต่บางครั้งคุณจำเป็นต้องมีสมาชิกหลายคนมาช่วยกัน แทนที่จะใช้เวลาในการสร้างงานเดียวกันซ้ำไปซ้ำมา คุณสามารถมอบหมายสำเนางานให้กับพวกเขาได้ ตัวเลือกนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากเลยค่ะ

ถ้าใช้ Copies of tasks จะช่วย……..

– เกิดการระดมความคิด ช่วยให้ได้รับแนวความคิดและความคิดเห็นหลากหลาย โดยการมอบหมายสำเนางานการระดมความคิดไปยังผู้เกี่ยวข้องกับงานแต่ละรายเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์

– มอบหมายให้ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานช่วยกันตรวจทานงานนั้น และคุณสามารถรวบรวมข้อมูลการปรับปรุงขั้นสุดท้ายได้ในที่เดียว ใช้เมื่อมีการเผยแพร่หน้าเว็บใหม่ ก่อนการเผยแพร่ก็ควรจะได้รับการตรวจทานอย่างรวดเร็วเพื่อตรวจทานการพิมพ์คำผิดและข้อบกพร่องอื่นๆ

– การตัดสินใจจ้างในระหว่างขั้นตอนการว่าจ้าง โดยการมอบหมายงานสำเนาข้อเสนอแนะให้สมาชิกในทีมแต่ละคนที่สัมภาษณ์ผู้รับเหมา จากนั้นจึงนำความคิดเห็นของทุกคนมาพิจารณาก่อนทำการตัดสินใจจ้าง

4. แชร์การอัพเดตสถานะ (Status update)

สมาชิกในโครงการคนใดคนหนึ่งสามารถแบ่งปันสถานะความคืบหน้ากับทีมได้ (เพียงแค่เพิ่มบุคคลเหล่านั้นในฐานะผู้ติดตาม) ทำให้ทุกคนอยู่หน้าเดียวกัน นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงโครงการและงานเฉพาะที่มีความคืบหน้าของคุณ เพื่อให้ทุกคนสามารถหางานที่คุณกำลังอ้างอิงได้ง่ายขึ้น

ถ้าใช้ Status update จะช่วย……….

– แบ่งปันสถานะความคืบหน้าเกี่ยวกับความก้าวหน้าของงานที่กำลังดำเนินไปสู่เป้าหมายของคุณได้ง่ายขึ้น แทนที่จะจัดตารางการประชุมตามปกติและให้สมาชิกเข้าประชุมเพื่อฟังความคืบหน้าที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัท

– ผู้สรรหาว่าจ้างสามารถแบ่งปันข่าว เช่น เมื่อมีการเสนองานให้กับผู้สมัครงานรายใหม่ในการอัพเดตสถานะในโครงการสรรหาได้ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการเน้นตำแหน่งงานว่างที่ทีมกำลังหาคนมาทำงานด้วย

– ใช้การอัพเดตสถานะในปฏิทินโครงการของคุณเพื่อแบ่งปันสิ่งที่ได้รับการเผยแพร่และสิ่งที่กำลังทำอยู่ นอกจากสมาชิกในทีมแล้ว คนอื่นๆ ในบริษัทของคุณก็สามารถติดตามและช่วยแชร์เนื้อหาไปยังเครือข่ายที่เชื่องโยงของเขาได้เช่นกัน

5. ติดตามทุกอย่างด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง (Custom fields)

ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพิเศษในงานของคุณ เช่น ลำดับความสำคัญ, ระยะของงาน, ช่องทางหรือสิ่งอื่นที่สำคัญสำหรับคุณ เพื่อให้คุณติดตามสิ่งที่สำคัญต่อโครงการ, ทีมหรือองค์กรของคุณ ด้วยข้อมูลเพิ่มเติมทำให้ทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่พวกเขากำลังทำร่วมกันมากขึ้นและมีการสื่อสารที่ผิดพลาดน้อยลงเพราะเราทราบว่าคุณจำเป็นต้องติดตามข้อมูลอื่นๆ สำหรับงานด้วย

ถ้าใช้ Custom fields จะช่วย………

– กำหนดลำดับความสำคัญ, จำนวนชั่วโมงที่คุณคิดว่าจะใช้เวลา  เป็นต้น เพื่อให้แน่ใจว่าคำขอการออกแบบของคุณได้รับการจัดลำดับความสำคัญแล้ว

– ติดตามข้อบกพร่องในโครงการของคุณ โดยสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับลำดับความสำคัญ, ประเภทเบราว์เซอร์, คุณลักษณะที่ได้รับผลกระทบ, ระบบปฏิบัติการและจำนวนผู้ใช้รายงาน เพื่อให้ทีมของคุณจัดลำดับความสำคัญเกี่ยวกับได้ง่ายขึ้น

– เพิ่มข้อมูลที่กำหนดเองของคุณลงในเนื้อหาปฏิทินโครงการของคุณ เพื่อติดตามสถานะบทความ, ประเภทเนื้อหา และอื่น ๆ

เชื่อมโยงกับเครื่องมือของคุณกับ Asana

Asana สามารถบริหารจัดการงานและโครงการต่างๆ พร้อมทั้งติดตามผลแล้ว ยังสามารถเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้งานอยู่แล้วได้ด้วย เพื่อช่วยให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งมีให้เลือกมากมายจริงๆ ขอเลือกบางแอปมาแนะนำในที่นี้แล้วกันนะคะ

  1. Google Calendar – ซิงค์งานกับปฏิทินจาก Asana โดยใช้งานร่วมกับ Google Calendar, iCal, หรือ Outlook
  2. Slack – เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงานใน Asana จะรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติทันทีจาก Slack
  3. Twist – เปิดความคิดเห็นของ Twist ในงานที่ต้องดำเนินการใน Asana และรับการแจ้งเกี่ยวกับการอัปเดต Asana ผ่าน Twist ได้เลย
  4. Microsoft Office 365 – รับการแจ้งเตือนใน Asana เมื่อมีความคืบหน้าเกี่ยวกับโครงการและการดำเนินการของคุณใน Office 365 group ซึ่งแจ้งเตือนผ่าน Outlook Online โดยเลือก “Manage Connectors” ใน Outlook (ใช้ได้เฉพาะลูกค้า Office 365 ธุรกิจเท่านั้น)
  5. MailChimp – เมื่อคุณรับสมาชิก MailChimp ใหม่ งาน Asana จะได้รับการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติพร้อมข้อมูลที่จัดเก็บไว้ทุกครั้ง
  6. Zapier – จะเชื่อมต่อ Asana กับเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้ เช่น Evernote, Github, Gmail, Google Drive, JIRA, Salesforce, Slack และอื่น ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ทำให้คุณลดความยุ่งยากในการผสานและการทำงานอัตโนมัติของแอปหลายๆรายการ

นี่เป็นเพียงบางส่วนเท่านั้นนะคะ ยังมีเครื่องมืออีกมากมายายที่น่าสนใจและลองใช้ ซึ่งคุณสามารถค้นหาเพิ่มเติมได้ที่ https://asana.com/apps?category=other

 

ช่วงแนะนำการใช้งาน

  1. แทรก sections (ในรูปแบบรายการ) โดยพิมพ์ colon ท้ายชื่อของงานหรือคลิก Add Section ที่ด้านบนของโครงการ และแทรก column (ในรูปแบบบอร์ด) ที่โครงการบอร์ดเพียงแค่คลิก Add column การใช้ sections หรือ columns จะช่วยจัดระเบียบงานในโครงการของคุณ
  2. ค้นหาโครงการที่เกี่ยวข้องได้เพียงคลิก Tag แล้วแท็กนั้นๆ จะปรากฏหน้าต่างรวมโครงการที่ใส่แท็กนั้นไว้ในหน้าเดียว ช่วยการทำงานที่ต้องเชื่อมโยงกันง่ายขึ้น และยังช่วยในการค้นหาให้ง่ายขึ้นอีกด้วย สามารถใส่ไฮไลค์แท็กตามสีเพื่อเน้นแท็กนั้นๆ และใส่เครื่องหมายรูปดาวเพื่อให้แท็กนั้นแสดงในแถบเมนูด้านขวามือตรง Favorite
  3. Dashboard จะแสดงภาพรวมทั้งหมดของทุกโครงการ ช่วยให้ทราบว่ามีความคืบหน้าของงานมีมากน้อยแค่ไหนแล้ว
  4. ดูรายงานจาก Google Sheet ใน Dashboard ได้เลย และยังค้นหาโครงการได้ง่ายๆ ด้วย View ใน Dashboard
  5. ปรับแต่ง Backgrounds หรือพื้นหลัง ตามใจชอบโดยคลิกที่ไอคอนรูปของคุณแล้วเลือกคำสั่ง My Profile Setting จะปรากฏหน้าต่างที่สามารถปรับแต่งบัญชีของคุณได้โดยเลือก Display สำหรับการเปลี่ยนรูปพื้นหลังเพื่อให้ดูมีสีสรรและผ่อนคลายระหว่างทำงาน
  6. ใช้ Hacks เพื่อช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่ทำอยู่ อย่างเช่น Inbox Snooze (กำหนดให้หยุดการแจ้งเตือนเป็นเวลา 1 ชั่วโมง)
  7. Asana สามารถดาวน์โหลดได้แล้วทั้งการใช้สำหรับ iOS และ Android เพื่อเริ่มต้นเพิ่มรายการงานที่ต้องทำ, มอบหมายงานให้ทีม, สร้างหรือเข้าร่วมโครงการ, หรือทำงานร่วมกับทีม และอีกหลากหลายวิธีในการทำงานร่วมกับทีม สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

ถึงเวลาแล้ว สำหรับการจัดการงานที่ง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เพื่อการบริหารงานที่ดีที่สุด เราอยากให้คุณและทีมของคุณได้ลองใช้ ลองแล้วจะรัก

Share this post with your friends

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *

บริษัท

บริการ SEO

  • SEO Service
  • SEO Audit
  • Link Building Service
  • Google Penalty

บริการ PPC

  • Google Adwords
  • Google Adwords GDN
  • Youtube Ads
  • Conversion Optimization

บริการ Facebook

  • ลงโฆษณา Facebook
  • ลงโฆษณา Instagram
  • ดูแล Facebook Page

บริการ Chatbot

  • Facebook CHATBOT
  • Line CHATBOT

บริการ [email protected]

  • 089 444 3291
  • [email protected]
  • 35/14 Abstract Sukhumvit Building, Bangna, Bangkok, 10260